De backoffice medewerker ondersteunt de buitendienstmedewerkers. Je verricht hiertoe secretariële en administratieve werkzaamheden binnen ons kantoor. De functie is uitvoerend en initiërend van aard.  Je hebt contact met buitendienstmedewerkers, opdrachtgevers en cliënten.

Opleidingsniveau:

Je beschikt minimaal over een afgeronde opleiding tot secretaresse op MBO niveau 4. Tevens beschik je over een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift. Ook uitgebreide kennis van Outlook, Word en Excel is een vereiste.

Positie:

Je werkt binnen een team van backoffice medewerkers.

Taakomschrijving:

• afhandelen binnenkomend telefoonverkeer
• uitwerken offertes
• afspraken maken met opdrachtgevers en cliënten, beheren agenda’s van de buitendienstmedewerkers
• verantwoordelijk voor een correcte verwerking van gegevens in ons cliëntvolgsysteem
• aangeleverde conceptrapportages uitwerken, zorgen voor tijdige en correcte verzending
• redigeren rapporten van collega’s
• bewaken doorlooptijden van trajecten en hierover contact houden met de buitendienstmedewerkers
• proactief ondersteunen van de buitendienstmedewerkers binnen letselschadetrajecten
• gegevens aanleveren ten behoeve van de facturatie
• handelen overeenkomstig de van toepassing zijnde richtlijnen en kwaliteitsstandaarden

Competenties:

• teamplayer
• uitstekende mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
• nauwkeurig
• proactief /initiatiefrijk
• stressbestendig
• klant-/cliëntgerichtheid
• respectvol en integer
• prioriteiten stellen
• oog voor verbetermogelijkheden van bedrijfsprocessen

Persoonlijkheid

We zoeken een proactieve en enthousiaste collega die goed past binnen ons backoffice team. Je houdt van uitdagingen en weet prioriteiten te stellen. Je bent gewend je in een korte periode de kennis eigen te maken om goed te functioneren binnen de specifieke werkvelden van deze organisatie. Je bent beschikbaar voor in ieder geval 24 uur per week en in de toekomst kan dit worden uitgebreid naar maximaal 38 uur per week.